6 étapes pour accompagner votre équipe virtuelle dans le changement

Si vous êtes nouveau dans la direction d'une équipe virtuelle, avec une équipe dispersée également novice dans le télétravail, vous aurez besoin d'autant de ressources que possible pour vous aider à réussir dans ce nouveau mode d'être avec vos collègues et de coordonner le travail en ligne. Le leadership en temps de crise requiert des compétences techniques qui doivent nécessairement reposer sur une forte capacité à créer et entretenir des relations positives par téléphone ou ordinateur. Les astuces dans cet article sont également utiles si vous retournez progressivement au bureau, moment qui est également semé d'incertitudes.

Vous savez déjà comment organiser le travail, créer des processus efficaces, attribuer des rôles et des tâches. Je me concentrerai donc sur les "soft skills", et en particulier les compétences de coaching qui sont essentielles pour motiver et responsabiliser les collègues à travers le changement, encore plus lorsque l'on travaille sous stress et à distance.

En période de stress, en tant que chef d’équipe, vous pouvez être l’une des rares sources d’encouragement pour vos collègues, alors n’hésitez pas à être positif et solidaire. Parfois, vous devrez également être décisif et fournir une direction dans une grande incertitude. Pour naviguer dans ces différents styles de leadership, vous trouverez utile de vous renforcer avec ces compétences de coaching faciles et pratiques en six étapes.



1. Comprendre comment les gens sont affectés par le changement

Dans la crise pandémique actuelle, le travail à domicile n'est pas le seul changement que vous et votre équipe subissez. Vous pourriez être confronté à des changements multiples, simultanés et parfois choquants, liés à la santé, à la famille, à la sécurité de l'emploi, aux conditions de travail, aux finances, à la vie sociale, le tout aggravé par l'impossibilité de prédire comment les choses se passeront dans un proche avenir et la peur des nouvelles perturbations qui surviennent.

En tant que chef d’équipe, il est important que vous reconnaissiez que le niveau de stress dans votre équipe peut être plus élevé que d’habitude et que chaque individu a des défis différents et des façons uniques de faire face aux changements qu’il vit. Il existe de nombreux modèles de changement, et je trouve que William Bridges incarne élégamment ce concept complexe dans ce qu'il appelle les « transitions », les trois étapes psychologiques que les individus traversent lorsqu'ils vivent le changement.

La première étape, « les Fins » c'est lorsque le changement se produit, c'est le moment où nous laissons quelque chose derrière nous, et cela peut provoquer des sentiments de choc, de perte, de colère, de confusion ou d'anxiété. La « Zone Neutre » est la deuxième étape, une période d’incertitude et de chaos, où nous ne savons pas comment les choses peuvent évoluer. Cette étape est accompagnée de sentiments d’inconfort, d’isolement, de scepticisme et de blocage. Mais c'est aussi une zone fertile d'où émergeront éventuellement de nouvelles idées. La dernière étape, « Nouveau Départs » survient lorsque les gens acceptent le changement et embrassent les nouvelles possibilités qu'il offre.

Au cours de cette pandémie, nous sommes tous encore au cœur d'une période difficile et fluctuante. La plupart des gens sont soit au stade des « Fins » ou, au mieux, dans la « Zone Neutre » dans de nombreux domaines de leur vie. Cela signifie que vos collègues peuvent être anxieux, confus et inquiets pour l'avenir. Comprendre comment les individus vivent le changement vous permettra de comprendre vos propres réactions au changement et de faire preuve d'empathie envers les membres de votre équipe lorsqu'ils naviguent dans le changement. Cela aidera également chacun à devenir proactif malgré les sentiments d'incertitude.

2. Soyez conscient de votre rôle et de l'impact que vous pouvez avoir

Désormais, les chefs d’équipe ne sont pas des psychologues - et cela ne devrait pas être votre rôle - mais ils peuvent être des êtres humains compatissants, ce qui contribue grandement à remonter le moral. Assurez-vous donc de prendre en compte l'état émotionnel que vivent les membres de votre équipe car cela a un impact direct sur leur bien-être, leur engagement, leurs performances et leur productivité. Si vous avez un collègue en grande détresse, référez-le toujours à un professionnel de la santé.

Si votre équipe est suffisamment petite, prenez le temps de faire le point avec chaque personne dans une conversation en tête-à-tête. Vous les aiderez à s'adapter aux nouvelles conditions en reconnaissant que les récents changements au travail peuvent être inconfortables. Le simple fait d’être à l’écoute des préoccupations des gens est un moyen efficace de réduire leur stress et de renforcer la confiance. Lorsque vous travaillez en ligne, il est encore plus important de montrer votre humanité et votre volonté de traverser des moments difficiles avec l'équipe. Si vous dirigez une très grande équipe, réservez une partie de vos réunions en ligne pour discuter de l'impact du changement sur tout le monde.

Avec des individus ou en groupe, utilisez des questions ouvertes et axées sur les solutions pour guider votre conversation. Cela signalera que vous comprenez vos collègues, que vous reconnaissez ce qu'ils vivent et que vous êtes prêt à explorer des solutions. Une approche de coaching ouvre la confiance et renforce la motivation. Votre rôle à ce stade est d'ouvrir un espace de dialogue et d'écouter attentivement avec l'esprit et le cœur afin que vos collègues se sentent entendus. Vous saisirez également cette opportunité pour comprendre leurs besoins et trouver des solutions appropriées dans la mesure du possible.

3. Évitez de perdre du temps

Que vous parliez à un individu ou à un groupe de personnes, vous n’avez pas besoin de passer des heures et des heures là-dessus. Si vous gardez vos conversations structurées, comme dans les exemples ci-dessous, vous irez directement au cœur des problèmes à résoudre. Les gens s'épuisent lorsqu'ils passent beaucoup de temps à se défouler, ils veulent être entendus mais ils apprécient également un changement d'orientation vers des solutions. En tant que leader qui utilise des compétences de coaching, vous pourrez atteindre à la fois un temps d'écoute et un temps pour définir des actions.

Dans tous les cas, le temps que vous investissez dans ce processus sera cent fois plus rentable en termes de confiance que vous générez avec vos collègues, de l'impulsion que vous pouvez donner pour naviguer plus sereinement dans le changement et de l'impact positif sur la performance de l'équipe.



4. Tenez compte du vécu de vos collègues durant un changement 

Il est important que vos collègues expriment ce qu’ils ressentent face au changement qu’ils traversent, car cela contribue à réduire le niveau de stress, ou du moins à offrir un moment de soulagement temporaire afin qu’un aperçu de nouvelles perspectives puisse émerger. Cela peut aider les gens à passer d'une phase de « Fin » où ils ressentent le choc du changement, à celle d’une « Zone Neutre » à partir de laquelle observer la situation et peut-être percevoir certains aspects positifs, même minimes. Ou cela peut accélérer la transition vers " Nouveaux Départs " si vous êtes déjà près de cette étape.

Une approche de coaching efficace à ce stade est de « demander plutôt que de dire ». Inviter les gens à réfléchir et à exprimer leurs points de vue, plutôt que de leur donner des tonnes de conseils non sollicités (même s'ils sont bien intentionnés). Poser des questions ouvertes qui invitent à la réflexion est une compétence clé de coaching qui ouvre de nouvelles perspectives. Voici une séquence de questions qui démontrent que vous êtes attentif à l’expérience de votre équipe en période de changement, tout en restant concentré sur les enjeux clés liés à l’évolution des conditions de travail.

• Comment vivez-vous les nouvelles modalités de travail ? 
• Quel est l’aspect le plus difficile ? 
• De quoi vous inquiétez-vous en ce moment ? 
• Quels sont les aspects positifs de cette nouvelle façon de travailler ?

Une autre compétence de coaching que vous pouvez utiliser maintenant est d'écouter attentivement. Cela vous oblige à calmer votre esprit et vous concentrer entièrement sur la personne qui parle. Vous serez surpris de constater jusqu’à quel point les gens peuvent ressentir que vous les écoutez attentivement (et aussi quand vous ne le faites pas !), et combien ils apprécient cela.

5. Discutez de leurs besoins et explorez ensemble des solutions

La prochaine étape consiste à comprendre les besoins de l'équipe et à explorer les solutions qui peuvent être apportées. Alors, vous passez d’un moment d’expression de sentiments ou de décharge du trop-plein à un moment d’examen des aspects pratiques qui faciliteront la gestion de la situation.

Soyez prêt à découvrir toutes sortes de besoins qui doivent être satisfaits. Cela dépend en grande partie de la réussite du déploiement du travail virtuel par votre entreprise et du retour au bureau physique. Il peut y avoir des besoins personnels tels que du temps libre pour prendre soin d'un membre de la famille. Ou des besoins qui pourraient être liés à la technologie, au matériel, aux logiciels et à la formation. Vos collègues peuvent avoir besoin de plus d'informations ou de transparence. Ils peuvent avoir besoin de nouveaux processus de travail ou simplement de votre soutien pour traiter avec d'autres départements.

Ouvrez une discussion collaborative et concentrez-vous sur les besoins actuels, et non sur ce qui aurait pu être ou ce qui pourrait être nécessaire un jour dans le futur. Cela donnera aux membres de l'équipe l'occasion d'exprimer leurs besoins immédiats et vous obtiendrez des informations précieuses sur les ajustements que vous pourriez avoir à faire.

Commencez simplement par demander :

• De quoi avez-vous besoin maintenant ? 

Discutez brièvement des besoins et classez-les immédiatement en 3 groupes selon qu'ils peuvent être satisfaits ou non. Obtenez les commentaires de votre équipe sur les solutions possibles, de sorte que ce soit vraiment un effort de collaboration.

• Oui, c'est possible (décidez ensemble des prochaines étapes)
• Non, ce n'est pas possible (expliquez pourquoi, obtenez d’autres points de vue de l’équipe)
• Je ne sais pas (décidez qui se penchera sur la question, invitez les membres de l'équipe à prendre les devants)

En tant que leader qui coache, donnez aux membres de votre équipe les moyens de s'impliquer dans les prochaines étapes. C’est une excellente occasion de déléguer et de faire en sorte que l’équipe s'approprie les solutions. Pour vous assurer que vous avez tout couvert, à la fin de cette partie de la conversation, donnez le dernier mot à votre équipe en posant une question importante qui pourrait révéler des préoccupations supplémentaires.

• De quelles autres manières puis-je vous soutenir ?

6. Observez la réalité pour décider comment travailler ensemble malgré toute l'incertitude

À ce stade, vous avez :

• visiblement reconnu que votre équipe traverse des périodes de changement difficiles
• créé un espace de dialogue et écouté leurs préoccupations
• compris les besoins de votre équipe, dressé une liste des éléments pouvant être réalisés et décidé ensemble des prochaines étapes.

La dernière étape consiste à renforcer les capacités d’adaptation de vos collègues et de vos capacités à faire face au changement et à l’incertitude.

Un aspect important de l’approche coaching est de tirer parti des forces plutôt que d'amplifier les faiblesses. Une stratégie très utile nous vient de l'Enquête Appréciative de David Cooperrider, un modèle de processus positif pour réaliser un changement individuel ou collectif. L'idée est de regarder vers le passé pour découvrir ou redécouvrir des situations dans lesquelles une personne ou une équipe a utilisé ses forces pour surmonter une situation difficile et ensuite modéliser ces forces pour le défi actuel.

Je crois que les êtres humains sont en fait très adaptables et capables de gérer le changement. La vie de chaque personne est rythmée par le changement. Parfois bons, parfois mauvais, parfois voulus, la plupart du temps inattendus, nous gérons le changement depuis le jour de notre naissance, et nous le gérons probablement beaucoup mieux que nous ne le pensons. Utilisez votre talent en tant que leader qui coache pour poser des questions ouvertes qui chercheront les forces face au changement.

Voici quelques exemples :

• Quelles autres situations de changement avez-vous / avons-nous vécues ?
• Comment avez-vous / avons-nous géré le changement ?
• Quelles compétences professionnelles avez-vous / avons-nous utilisées ?
• Quelles qualités personnelles avez-vous / avons-nous utilisées ?
• Comment pourriez-vous / pourrions-nous utiliser vos / nos compétences et qualités aujourd'hui, dans la situation actuelle ?

Les personnes avec lesquelles vous parlez trouveront toutes sortes de méthodes d'adaptation qu'elles ont utilisées, des compétences techniques, à la méditation ou au sport, aux groupes de discussion et à d'autres méthodologies de travail, aux qualités personnelles telles que la résilience et le courage. Bien sûr, vous seriez parfaitement capable de déployer une longue liste de conseils et astuces sur la façon de vivre en période de changement et d'incertitude, mais en utilisant une approche de coaching « demander plutôt que dire », vous inspirerez les autres à identifier leurs propres forces, pour renouer avec ce qui a déjà fonctionné pour eux individuellement ou en équipe.

Vous montrerez également que vous croyez en leurs capacités à trouver leurs propres solutions. C'est le meilleur moyen d'habiliter les autres à un moment où ils ont le plus besoin de rassembler toutes leurs forces.

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